كيف تتم عمليات نقل المكاتب المخطّطة خلال عطلة نهاية الأسبوع — الجدول الزمني، والتعامل مع أجهزة تقنية المعلومات، ونظام التوسيم الذي يجعل فكّ التغليف سريعاً.
يُقاس نقل المكتب بأمر واحد: متى يعود فريقك إلى العمل. وما عدا ذلك تفاصيل. فعملية نقل تكلّفك ثلاثة أيام من الإنتاجية الضائعة تُعدّ فاشلة، حتى لو لم تتضرّر قطعة واحدة.
الخطة تسبق الصناديق
كل عملية نقل مكتب ناجحة تبدأ بجولتين: جولة في المكتب الذي تغادره، وأخرى في المكتب الذي تنتقل إليه.
ومن ذلك تحصل على جرد كامل: كل مكتب وكرسي وخزانة وشاشة وخادم وطابعة. وتحصل أيضاً على مخطّط للمساحة الجديدة يبيّن أين سيجلس كل قسم وكل موظف.
ذلك المخطّط هو أثمن مستند في العملية كلها. فبدونه تصل الصناديق ولا يعرف أحد أين تذهب، فتُلقى في وسط القاعة ويقضي موظفوك يومين في البحث بدل العمل.
انقل خارج ساعات الدوام
معظم عمليات نقل المكاتب المُدارة جيداً تتم بعد الدوام أو خلال عطلة نهاية الأسبوع. يغادر الموظفون المكتب القديم مساء الخميس، ويجلسون في الجديد صباح الأحد وأجهزتهم على مكاتبهم وموصولة.
هذا يكلّف قليلاً من العمل الإضافي، ويستحق كل درهم. فعملية نقل في يوم عمل توفّر مبلغاً بسيطاً في الأجور لكنها تكلّف فريقك بأكمله يوماً كاملاً هي أغلى توفير يمكن أن تقوم به.
احسب بالعكس من أول صباح عمل في المكتب الجديد، وابنِ الجدول الزمني على أساسه.
تقنية المعلومات هي ما لا يجوز أن يفشل
الحواسيب والخوادم ليست هشّة فحسب، بل هي الطريقة التي يعمل بها عملك. وهي تحتاج إيقافاً صحيحاً، لا فصلاً من القابس.
الخوادم وأجهزة الشبكة يجب إطفاؤها بالترتيب الصحيح، وتغليفها بمواد مضادة للكهرباء الساكنة، وإعادة توصيلها كما كانت تماماً. وصوّر كل توصيلات الأسلاك قبل فصل أي شيء؛ الأمر يبدو بديهياً لكنه يوفّر ساعات.
وحيثما أمكن، فعّل خط الإنترنت والشبكة والهواتف في المكتب الجديد قبل يوم النقل لا فيه. فانتظار فنّي بينما يجلس أربعون شخصاً بلا عمل هو أكثر طريقة تُفسد عملية نقل كانت ستنجح.
رمّز كل شيء بالألوان
خصّص لوناً لكل قسم ورقماً لكل صندوق. وضع لافتة بالّلون نفسه على باب كل غرفة في المكتب الجديد.
فالصندوق الموسوم «أزرق 14» يذهب مباشرة إلى المنطقة الزرقاء، والقائمة الرئيسية تبيّن ما بداخله ولمن هو. ولا يحتاج فريق النقل أن يتوقّف ليسأل أحداً أين يذهب شيء.
هذا النظام وحده هو الفرق بين فكّ التغليف في ساعات وفكّه طوال الأسبوع. ولا يكلّف شيئاً سوى بعد ظهيرة من التخطيط.
المستندات والملفات السرّية
العقود وملفات الموارد البشرية وسجلّات العملاء والأوراق المالية تحتاج تعاملاً مختلفاً عن الأثاث.
يجب أن تنتقل في صناديق مختومة ومرقّمة لا يفتحها إلا موظفوك أنفسهم. واحتفظ بقائمة موقّعة توضّح أي صندوق ذهب على أي مركبة، وراجعها عند الوصول.
والنقل أيضاً هو اللحظة الطبيعية للتخلّص من الأوراق القديمة. فكل ما تجاوز مدة حفظه ينبغي إتلافه بشكل صحيح، بدل دفع ثمن نقله وحمله وتخزينه من جديد في مكتب جديد تماماً.
الصباح الأول
أخبر كل موظف، قبل النقل، أين سيجلس بالضبط وما الذي عليه إحضاره بنفسه، وهو عادةً حاسوبه المحمول وأغراضه الشخصية.
واجعل شخصاً من فريق النقل وآخر من تقنية المعلومات حاضرين في أول ساعتين من أول يوم عمل. فالمشكلات الصغيرة تظهر دائماً: سلك مفقود، أو شاشة لا تعمل، أو صندوق في الغرفة الخطأ. تُحلّ في عشر دقائق فلا تكون شيئاً، وتُترك حتى يبحث أحدهم عن مدير فتتحوّل إلى صباح ضائع.
