يُقاس نجاح نقل المكتب بأمر واحد: متى يعود فريقك إلى العمل. وما عدا ذلك تفاصيل. لذلك نخطّط للنقل حول ساعات عملك، فتغلق في يوم وتفتح في اليوم التالي، والهواتف ترنّ والأجهزة تعمل.
خطة قبل تغليف أول صندوق
نتجوّل في مكتبك الحالي وفي المكتب الجديد، ونحصي كل مكتب وخادم وخزانة، ونتّفق معك على جدول زمني مكتوب. فتعرف تماماً ما الذي سينتقل ومتى ومن المسؤول عن كل جزء منه. فالمفاجآت يوم النقل تكون دائماً تقريباً نتيجة خلل في التخطيط قبل أسابيع.
ننقل ليلاً وفي عطلة نهاية الأسبوع
معظم عمليات نقل المكاتب لدينا تتم بعد ساعات الدوام أو خلال عطلة نهاية الأسبوع. يغادر موظفوك المكتب القديم في يوم، ويجلسون في المكتب الجديد صباح يوم العمل التالي، وأجهزتهم على مكاتبهم وموصولة وجاهزة.
أجهزة تقنية المعلومات والملفات السرّية
الخوادم والشاشات وأجهزة الشبكة يتم إيقافها بالطريقة الصحيحة، وتُغلّف بمواد مضادة للكهرباء الساكنة، ثم يُعاد توصيلها في الموقع الجديد كما كانت تماماً. أما المستندات والأوراق السرّية فتنتقل في صناديق مختومة ومرقّمة لا يفتحها إلا موظفوك أنفسهم.
توسيم دقيق حتى لا يضيع شيء
كل صندوق يُرمَّز بلون قسمه ويُرقَّم في قائمة رئيسية. وفي المكتب الجديد يذهب كل صندوق مباشرةً إلى غرفته أو مكتبه الصحيح، فيتحوّل فكّ التغليف من أسبوع من البحث إلى بضع ساعات من العمل.